Datenschutzerklärung für Kunden und Bewerber

Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung sowie im Bewerbungsverfahren. Informationen zur Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website finden Sie in der gesonderten Datenschutzerklärung auf unserer Internetseite.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Reifen Günther Hans Günther GmbH & Co. KG
Auf dem Esch 36-39
49356 Diepholz
service@reifen-guenther.de
05441/9898-0

Datenschutzbeauftragter:
Mprotect365 GmbH
Nordstraße 17-21
04105 Leipzig
datenschutz@reifen-guenther.de

2. Ihre Rechte im Überblick

Diese Rechte stehen Ihnen uns gegenüber jederzeit und unabhängig von der jeweiligen Verarbeitung zu:

Recht	Rechtsgrundlage
Auskunft über Ihre gespeicherten Daten	Art. 15 DSGVO
Berichtigung unrichtiger Daten	Art. 16 DSGVO
Löschung Ihrer Daten	Art. 17 DSGVO
Einschränkung der Verarbeitung	Art. 18 DSGVO
Datenübertragbarkeit	Art. 20 DSGVO
Widerspruch gegen die Verarbeitung	Art. 21 DSGVO

Widerspruch: Beruht eine Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dieser aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

Widerruf von Einwilligungen: Haben Sie in eine Verarbeitung eingewilligt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren – insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

Um Ihre Rechte auszuüben, genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

3. Kommunikation mit uns

3.1 KI-gestützter Telefonassistent (GetCarl)

Wenn Sie uns telefonisch kontaktieren, kann Ihr Anruf zunächst durch einen KI-gestützten Telefonassistenten entgegengenommen werden. Hierauf weisen wir Sie zu Beginn des Telefonats hin. Der Assistent erfasst Ihr Anliegen, erstellt gegebenenfalls eine Zusammenfassung des Gesprächsinhalts und leitet die Informationen an die zuständigen Mitarbeitenden weiter.

• Zweck der Verarbeitung: Effiziente Bearbeitung Ihrer Anfrage, insbesondere Erfassung und Vorqualifizierung Ihres Anliegens, Terminvereinbarung, Zuordnung zu einem Auftrag oder Kundenkonto sowie Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeitenden.
• Verarbeitete Datenkategorien: Insbesondere Ihre Rufnummer, Ihre Stimme während des Gesprächs, der Gesprächsinhalt in Textform, Ihr Anliegen sowie von Ihnen genannte Fahrzeug-, Termin-, Kunden- oder Auftragsdaten.
• Rechtsgrundlage:
• Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Soweit die Verarbeitung hierfür nicht erforderlich, aber zur effizienten Anrufbearbeitung dienlich ist: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kundenkommunikation).
• Eine dauerhafte Speicherung von Audioaufzeichnungen oder vollständigen Transkripten sowie eine Nutzung zu Qualitätsverbesserungs-, Analyse- oder Trainingszwecken erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung ist freiwillig; ihr Widerruf hat keine Auswirkungen auf die Bearbeitung Ihres Anliegens.
• Speicherdauer: Die im Zusammenhang mit Ihrem Anruf verarbeiteten Daten werden gelöscht, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet wurde, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Dokumentationsinteressen entgegenstehen. Auf Einwilligung gestützte Audioaufzeichnungen und vollständige Transkripte werden nur für den jeweils angegebenen Zweck und Zeitraum gespeichert.
• Empfänger: Für den Betrieb des Telefonassistenten setzen wir externe Dienstleister ein, die Ihre Daten ausschließlich weisungsgebunden in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

⚠️ Hinweis: Eine vollautomatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet durch den Telefonassistenten nicht statt; die abschließende Bearbeitung erfolgt durch unsere Mitarbeitenden.

3.2 Chatbot auf unserer Website (Writesonic)

Auf unserer Website steht Ihnen ein automatisierter Chatbot für digitale Anfragen zur Verfügung.

• Zweck der Verarbeitung: Beantwortung allgemeiner Kundenanfragen in Echtzeit, z. B. zu Öffnungszeiten, Leistungen oder der Verfügbarkeit von Reifen.
• Verarbeitete Datenkategorien: Von Ihnen eingegebene Textinhalte, Datum und Uhrzeit der Anfrage sowie ggf. freiwillig hinterlegte Kontaktdaten für Rückfragen.
• Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an einer schnellen und effizienten Kundenkommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie ggf. Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Informationen über den Datenschutz bei Writesonic unter https://writesonic.com/legal/dpa

⚠️ Hinweis: Bitte geben Sie im Chatbot keine sensiblen Daten ein – insbesondere keine Passwörter, Bankverbindungen oder Gesundheitsdaten.

4. Verarbeitung im Rahmen der Geschäftsbeziehung

4.1 Warenwirtschaftssystem „R6″ (TopM)

Zur Auftragserfassung, Rechnungsstellung und Kundenpflege nutzen wir ein spezialisiertes Warenwirtschaftssystem.

• Zweck der Verarbeitung: Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Abwicklung von Kauf-, Service- und Werkstattverträgen (z. B. Reifenmontage, Rädereinlagerung), Erstellung von Lieferscheinen sowie Verwaltung fahrzeugbezogener Daten.
• Verarbeitete Datenkategorien: Stamm- und Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Fahrzeugdaten (z. B. Kennzeichen, Hersteller-/Typschlüsselnummer aus dem Fahrzeugschein zur Prüfung der Reifenpassform) sowie Auftrags-, Leistungs- und Abrechnungsdaten.
• Eingesetzte Software / Empfänger: Wir nutzen die Software R6 der TopM Software GmbH (Bobingen, Deutschland). Die Daten werden auf gesicherten Systemen innerhalb Deutschlands verarbeitet. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie Erfüllung gesetzlicher steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Speicherdauer: Nach vollständiger Abwicklung des Auftrags werden Ihre Daten für die weitere Nutzung gesperrt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht – in der Regel nach 10 Jahren gemäß Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB).

4.2 Bonitätsprüfung (Creditsafe)

Sofern wir Ihnen gegenüber in Vorleistung treten – beispielsweise bei einer Lieferung oder Dienstleistung auf Rechnung – behalten wir uns vor, vorab eine Bonitätsauskunft einzuholen.

• Datenübermittlung an: Creditsafe Deutschland GmbH, Schreiberhauer Straße 30, 10317 Berlin. Übermittelt werden: Name, Anschrift sowie ggf. Geburtsdatum.
• Zweck: Schutz vor Zahlungsausfällen und wirtschaftlichen Schäden.
• Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an der Absicherung gegen Forderungsausfälle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Scoring / automatisierte Entscheidung: Die Auskunftei kann zur Beurteilung der Zahlungsfähigkeit einen Wahrscheinlichkeitswert (Score) berechnen, in den auch Anschriftendaten einfließen können. Wir treffen die Entscheidung über ein Vertragsverhältnis nicht allein automatisiert im Sinne des Art. 22 DSGVO; die abschließende Bewertung erfolgt durch eine Person.
• Ihr Widerspruchsrecht: Sie können dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen Ihrer besonderen Situation mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

4.3 Warenkreditversicherung (R+V Versicherungen)

Zum Schutz vor Forderungsausfällen arbeiten wir mit einem Warenkreditversicherer zusammen.

• Datenübermittlung an: R+V Allgemeine Versicherung AG, Raiffeisenplatz 1, 65189 Wiesbaden Übermittelt werden bei Überschreitung definierter Kreditlimits, bei der Beantragung von Kreditlinien oder bei nachgewiesenem Zahlungsverzug: Name, Anschrift, Höhe der Außenstände und Zahlungsverhalten.
• Zweck: Prüfung von Kreditlimits durch den Versicherer und wirtschaftliche Absicherung unserer Forderungen.
• Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Ihr Widerspruchsrecht: Sie können dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen Ihrer besonderen Situation mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

5. Verarbeitung im Bewerbungsverfahren

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

• Zweck der Verarbeitung: Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie Beurteilung Ihrer Eignung für die zu besetzende Stelle.
• Verarbeitete Datenkategorien: Stammdaten (Name, Vorname, ggf. Geburtsdatum), Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie die von Ihnen übermittelten Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise und ein etwaiges Lichtbild).
• Rechtsgrundlage: Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG (Verarbeitung für Zwecke der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Möchten wir Ihre Daten über das laufende Verfahren hinaus in einem Talent-Pool speichern, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Bereitstellungspflicht: Die Bereitstellung der Daten ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Ohne diese Angaben können wir Ihre Bewerbung nicht prüfen.
• Speicherdauer: Im Falle einer Absage werden Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung eingewilligt haben. Diese Frist dient der Abwehr möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Bei einer Einstellung werden die Daten in die Personalakte überführt.

6. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer Daten in ein Land außerhalb der EU/des EWR (Drittland) erfolgt nur, soweit die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, etwa auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission oder geeigneter Garantien wie der EU-Standardvertragsklauseln. Im Rahmen des Telefonassistenten (GetCarl) und des ChatBots findet eine Drittland Übermittlung an folgende Unterauftragnehmer statt.

• Twilio Inc., 101 Spear Street, CA 94015 San Franciso, USA
• Vapi Inc., 150 Spear Street, CA 94105 San Franciso, USA
• Writesonic Inc., 2261 Market Street, CA 94114 San Franciso, USA

7. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juni 2026. Wir behalten uns vor, sie anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Verarbeitungstätigkeiten anzupassen.